С российской стороны на мероприятии присутствовали: Чрезвычайный и Полномочный Посол России во Вьетнаме К.В. Внуков; Советник Посольства России во Вьетнаме С.Л. Танаков; Первый секретарь Посольства России во Вьетнаме, руководитель представительства Россотрудничества во Вьетнаме, Директор Российского центра науки и культуры в г. Ханое Н.В. Шафинская. Отдельно стоит отметить присутствие представительной делегации Росархива: Начальника Управления комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования А.Р. Ефименко, Директора Российского государственного архива социально-политической истории А.К. Сорокина и Управляющего партнёра группы компаний «ТЭЛОС» С.С.Калмыкова.
Вьетнамская сторона была представлена: Начальником Государственного управления по делопроизводству и архивному делу МВД г-ном Данг Тхань Тунгом; Заместителем начальника Управления международного сотрудничества Министерства культуры, спорта и туризма Вьетнама Ле Нгок Динем; Ректором Института социальных и гуманитарных наук ХГУ, профессором, доктором наук Фам Куанг Минем; Заместителем председателя Ханойского союза обществ дружбы Чан Тхи Фыонг; постоянным заместителем председателя Общества вьетнамско-российской дружбы, генерал-майором Чинь Куок Кханем и другими почетными гостями.
Также на мероприятии присутствовали руководители и сотрудники дипмиссий стран СНГ во Вьетнаме, а именно: Чрезвычайный и Полномочный Посол Казахстана во Вьетнаме Ерлан Сапарович Байжанов с супругой и Первый секретарь Посольства Армении во Вьетнаме Артем Хачатрян.
Открывая мероприятие, Директор РЦНК в г.Ханое Н.В. Шафинская подчеркнула, что для Российского центра науки и культуры в г.Ханое большая честь выступать в роли площадки для проведения такого исторически значимого события, а также рассказала о вкладе РЦНК в издание сборника.
В своем выступлении Начальник Государственного управления по делопроизводству и архивному делу МВД Вьетнама г-н Данг Тхань Тунг рассказал о сотрудничестве архивных ведомств двух стран в подготовке и переводе сборника, поблагодарил партнерские организации за поддержку проекта и помощь в его реализации.
Выступая перед присутствующими, Директор Российского государственного архива социально-политической истории А.К. Сорокин дал краткий экскурс в историю проведения Женевской конференции и акцентировал внимание гостей на основные моменты в содержании сборника.
В продолжение программы Общество любителей русской музыки совместно с певицей Хай Йен исполнили известные русские песни.
Мероприятие завершилось праздничным фуршетом и показом видеопрезентации о ходе подготовки сборника архивных документов «Советский Союз и Вьетнам в годы Первой Индокитайской войны. Женевская конференция 1954 г.».
Благодаря присутствию многочисленных вьетнамских корреспондентов и журналистов, мероприятие получило широкое освещение и вызвало широкий резонанс в научном сообществе.